Por Malin Teles
É uma percepção comum entre profissionais de comunicação que a importância da comunicação interna é subestimada pela alta liderança. Mesmo que isso seja verdade em alguns casos, comunicação interna geralmente é considerada alta prioridade pela maioria dos gerentes. Porém, o problema muitas vezes consiste no fato de que a atividade de comunicação interna tende a ser mal interpretada. Em outras palavras, ela muitas vezes é mal executada. Uma comunicação interna da má qualidade pode trazer impactos muito negativos para a organização e, portanto, não deve ser ignorada. Por exemplo, não conseguir se comunicar bem com os funcionários muitas vezes gera descontentamento, falta de engajamento e uma alta rotatividade de funcionários. Tudo isso pode gerar custos altos e desnecessários para a empresa.
Para construir uma fundação sólida para sua comunicação interna, é importante ter algumas coisas em mente. Vamos entender um pouco melhor:
Comunicação interna não é uma atividade isolada mas algo que precisa ser integrado ao trabalho do dia a dia.
A comunicação interna é, de certa forma, um espelho da cultura da empresa e também um influenciador em sua cultura. Caso sua intenção seja ter uma cultura transparente e não hierárquica, a comunicação dentro da organização precisa refletir isso e vice versa. Ou seja, você precisa pensar sobre a comunicação interna como uma parte integrada ao seu trabalho. Isto inclui tudo, desde e-mails internos, mensagens de texto, reuniões, feedbacks, ligações etc. A maneira que essa comunicação é conduzida precisa refletir a cultura de empresa que você almeja.
Crie rotinas – quem comunica o que e quando.
Independente de que tipo de cultura a organização tem, é necessário ter uma rotina para a comunicação interna. Membros da equipe e gerentes precisam saber onde e como achar as informações que eles estão procurando. E, talvez mais importante ainda, gerentes e líderes de equipe precisam saber o que, como e quando eles devem comunicar para as equipes. Ter isso predefinido facilita o trabalho de todos e faz com que o fluxo de informação melhore. Além disso, transmite uma sensação de estabilidade e confiança dentro da organização.
Seja um pouco seletivo em relação ao que é comunicado.
Em uma tentativa de promover transparência, algumas empresas cometem o erro de comunicar informação demais. Isso pode ser um problema, não só porque aumenta o risco de compartilhar uma informação confidencial, mas porque pode causar uma sobrecarga de informação. Por isso, antes de compartilhar qualquer informação, faça a seguinte pergunta para você mesmo: essa informação é relevante para essas pessoas? Às vezes, a informação é relevante para todos os funcionários ou todos os times, mas muitas vezes é só relevante para alguns. Se esse for o caso, compartilhe a informação apenas com essas pessoas. Assim, você evita afogar as pessoas com informação irrelevante e tem uma chance maior a ser notado quando estiver comunicando informações realmente importantes. Isto porque não vão ter desaparecido em um monte de mensagens irrelevantes.
Comunique mudança com antecedência e envolva os funcionários na discussão.
Toda organização passa por mudanças de vez em quando. Mesmo que as mudanças nem sempre sejam negativas, as pessoas tendem a ser relutantes a elas, o que faz com que seja ainda mais importante planejar bem a comunicação relacionada a essas mudanças. Como uma regra geral, podemos dizer que mudanças sempre devem ser comunicadas com a maior antecedência possível. Dessa maneira, as pessoas que serão afetadas pela mudança terão um tempo para se acostumarem com a ideia antes que a mudança realmente aconteça.
Além disso, uma outra maneira de diminuir a resistência, é envolver as pessoas que serão afetadas em uma discussão sobre a mudança já na fase inicial, antes que todas decisões sejam tomadas. Assim as pessoas terão a sensação de participação e receberão a chance de serem ouvidas. Claro, algumas decisões não são negociáveis, porém a grande maioria das mudanças contêm partes que são. Por exemplo, talvez seja possível adaptar quando e como a mudança será aplicada.
Seguindo essas recomendações, você terá uma base sólida para desenvolver sua comunicação interna. Porém, deixar um profissional independente avaliar as rotinas de comunicação na sua empresa também pode ser útil. Assim, receberá uma visão objetiva da situação e sugestões de possíveis melhorias.
Autor: Malin Teles